收缴学生学费、教材费是学院办学中一项重要工作，是学院各项工作能否正常运转的基础。清理学生欠费工作是一个系统工程，要求办公室、财务室、各教学部门、招生办通力协作，各负其责。为了做好此项工作，现将有关工作规定如下：
一、欠费类别
1．学生类别：函授生、夜大生、成人脱产生、高职生
2．单位类别：函授站、夜大教学点、师大直属站、高职脱产部
二、职责划分
1．学院办公室：总体负责清理欠费工作的组织、协调与实施。院办财务室负责收费系统和学生数据库的安全、维护和使用；负责费用的收取、分类、汇总和报告；负责欠费学生、欠费单位明细帐，办理欠费清理和催费的具体业务。
2．函授夜大部：按函授站、夜大教学点提供详细准确的在校学生名单，进修生名单。加强对留级生、转专业、转站点学生的管理。按财务室提供的欠费站点、欠费学生名单，及时与函授站、夜大教学点、班主任联系，催交欠费。
3．高职脱产部：按高职、脱产学生类别提供详细准确的在校学生名单，进修生名单。加强对留级生、转专业学生的管理。按按财务室提供的学生欠费名单，通知班主任，催交欠费。
4．招生办：负责提供新生录取数据库、录取大表、分站点入学报到须知、收费标准等。
三、工作流程
1．学院办公室：学院办公室是清理学生欠费工作的的牵头部门，院办财务室要主动与各教学部门联系，及时通报学生欠费情况，制定清理学生欠费工作计划，积极开展学生欠费清理工作，确保办学费用及时回收。学院各类学生、各个站点收费工作全部实行计算机管理，各类数据要完整、详细、准确、安全。
①数据库管理：按招生办提供的新生录取库信息，建立学生收费数据库。数据库要建立办学类别、层次、专业、学生所在站点、收费标准等信息，做好基础性工作。按函授夜大部提供的新生学号，学生所在站点，对应学生报考号及时添加学号、站点信息。函授生、夜大生必须一一对应到各个站点，对转站点学生要及时变更信息。按函授夜大部提供的在校学生名单和流失学生名单，及时删除数据库中未报到学生或中途辍学的学生信息，确保数据库详实。财务室要主动与教学部门联系，每学期核对一次学生数据库。
②站点集中交费管理：对集中交费的函授站、夜大教学点，按站点提供的学生交费清单，将学生个人交费金额及时录入到计算机中，确保函授站、夜大教学点学生个人交费数据清楚准确。建立函授站、夜大学教学点年度收费台帐，明确应收费、已收费、欠费情况，及时将欠费情况通知函授夜大部，寄发站点和学生个人催费通知单，催促学生及时交费。
③直属站部交费管理：对学院直接管理的函授生、夜大生、高职生、脱产生，在开学前，分门别类、按专业、分班级将欠费学生名单打印并通知部门、班主任，催促学生及时交费。
④对零散交费（包括银行集中收费结束后）的学生，财务人员要积极办理，及时办理，收到的费用及时上交财务处。
⑤定期向主管财务院长汇报各种费用收交情况。
2．招生办：招生办是新生收费信息提供部门。在新生开学前十天，要给财务室提供新生录取数据库、录取大表复印件、分站点入学报到须知、收费标准等。
3．教学部门：函授夜大部、高职脱产部是学生管理部门，是学生信息最清楚部门，也是各类费用催缴有效部门，因此，要将学生欠费催缴列入到日常管理工作中，协助院办财务室搞好收费工作。
①协助财务室做实收费数据库。新生电子注册结束后，及时将注册学生、未注册学生数、新生学号、学生所在站点信息以及进修生、其它年级中途辍学的学生名单通报财务室，以便财务室及时清理无效数据，确保财务室收费数据有效性。教务部门管理的学生人数要与财务收费人数相一致。
②函授夜大部在安排下拨站点有关费用前，应提前半个月与财务室联系，查阅交费情况。没交费的站点应先催交费用，再下拨经费。要将各个站点完费情况，纳入评选优秀站点和奖励工作之中，不能完费的站点应取消评选资格。
③每年4月份为函授站、夜大教学点费用集中收缴月，5月份、10月份为高职脱产学生、直属站函授夜大学生欠费催交月，11月份为年度单位和学生个人欠费清理月。
④欠费毕业生证书管理：教务人员在发放成人学生毕业证前，要先查阅毕业生欠费情况，清理欠费，再发放毕业证。无论是直属站，还是其它站点，要按财务室提供的欠费清单，暂扣毕业证，待完费后再发放毕业证。高职欠费毕业学生，按陕师财发[2005]2号文件规定，将毕业证交有关部门集中管理。
四、工作要求
欠费清理是一个系统管理工作，是学院办学中的一件大事，要求各个部门、各个工作人员和班主任要有高度的责任心、责任感，相互配合，相互支持。
①院办财务室要将清理学生欠费工作做为日常的重点，加强与各个部门、函授站、夜大教学点联系，完成学院年度收费任务。
②各个教学部门要树立费用催缴意识，建立欠费学生管理办法，充分发挥班主任的作用，积极催交欠费。
③加强对欠费毕业生教育工作和欠费学生毕业证书管理，凡因工作责任心不强或擅自作主发放欠费学生毕业证者，对学院造成的损失，由个人承担。
本规定自发布之日起实施。
继续教育学院
2008年11月7日
附表一、学生学籍管理情况汇总表.xls
附表二、学生交费汇总表.xls
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